網站專案管理


距離上一封寫給你的信,大約隔了兩個半個月了。非常高興得知,在我不能隨時提供諮詢的這段時間,你有自己的歷練跟成長,而且還獲得客戶的肯定,很欣慰!

言歸正傳,繼續我們的「函授」教學…還記得我前面兩封信提到我多年功力的菁華嗎?第一個重點是建立共識,第二個重點是配置資源,今天我們要來談談第三個重點。

專案成功的第三個關鍵,以前我只放在心裡面,不講出來的。不講出來的原因是這個講法聽起來一點也不專業,甚至不入流,那個關鍵叫做「運氣」,不過現在我認為第三個關鍵可以修正為「雙方團隊專業程度的乘積」
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沒有兵的將領無法打仗,沒有子彈的兵無法戰鬥,巧婦難為無米炊,專案經理沒有資源就無法完成任務,這些都是一樣的道理。這些道理的意義都在表達「資源」的重要性。而「配置資源」正是影響專案成功的第二個關鍵因素,資源的配置包括資源的評估、分配、取得、運用 。

對新手PM來說,配給什麼樣的資源往往是別人做的主,這是比較無奈的一點。但是既然公司能夠賦予你擔任PM的要職,多多少少都相信你具備應用資源/管理資源的能力,換句話說,你自己得評估資源是否足夠,萬一領了軍令上了前線,回頭尋求後方火力支援時,才發現後頭是漫漫荒野沒有後援,恐怕你就準備陣亡了。

「資源」包括什麼? 包含為了達成專案任務所需要的「有形資源」,及「無形資源」

預算是資源,時間是資源,人手是資源,顧問是資源,下包廠商也是資源,為了達成專案所需要的各種實體物件,軟體/硬體/圖庫/音樂版權,專案的大老闆的某種授權或背書,皇上給的免死金牌/尚方寶劍等等都屬於專案資源。

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你上回說現在接手一個客戶的小型網站改版專案,每次開會或者討論事情,感覺大家都在看著你的意見跟表現,讓你壓力很大。你很想知道有沒有什麼祕笈可以快速的學好專案管理。這個問題很有趣,我也被許多人詢問過同樣的問題,只可惜,管理好專案沒有捷徑,我能夠告訴你的東西,沒辦法速成,可是卻是成功關鍵。

如果你想了解到我過去做網站專案管理心得,那麼我可以在這裡告訴你,接下來的這個重點是我多年功力的菁華。

評估專案經理能力高低,就看專案管的好不好。影響專案管的好與不好的因素很多,若全面分析所有因素並且逐一探討跟檢視,恐怕講三天三夜也講不完。

今天我先講第一個成功關鍵因素,這個因素是我認為最難最難的一件事情,如果能夠把這件事情做好,即便是專案結果不如預期,但大家可能都不會怪罪到專案經理頭上。

第一個關鍵因素是「建立共識」。
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恭喜!你選擇了踏上專案管理這條路,這是很棒的方向,可以學到最廣泛的經驗,非常恭喜你!在這個行業裡頭,需要很多專案管理人才,尤其是好的專案管理人才,這絕對是值得你努力耕耘的方向。

你問我:”什麼樣的專案經理才是好的專案經理?”這個問題很好,但是很難簡短的回答。以後我會慢慢告訴你,如何當一個稱職的專案經理,不過既然你問的這麼誠懇,為師的也不能隨隨便便回答。

我們換個簡單一點的講法好了,好的專案經理應該要像什麼?

首先,好的專案經理要像獅子,要具備獅子的自信與領導氣質。獅子是萬獸之王,能夠鎮懾其他動物,像獅子一樣的專案經理,就是一個具備領導力的專案經理。任何一個稍具規模的專案都必須整合多人跨領域的團隊或資源,才能完成任務,如果團隊沒有好的領導人,再多個厲害角色湊在一起也只能算是烏合之眾。而專案經理名為管理專案,實際上卻不只管理專案團隊而已,而是必須領導專案團隊。至於什麼是領導,我們改天再說。你呢?其實也不用想太多,就先當自己還是小獅子吧!總有一天會長大的。
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如果以程式設計師參不參與規劃,來歸納網路行銷活動,大概可以分成兩類:

一是一般短期網路廣告活動,只執行幾週,不超過一季的時間,也許請網站媒體贊助幾頁簡單的網頁,再加上視覺設計就行了,不需要動到程式跟資料庫。許多企畫人員雖然不擅長視覺設計,但是這種小型專案並不難,透過外包的網頁設計人員就可以完成不錯的企畫。

二是規劃企業網站或產品網站,代表企業在網路上與客戶互動,提供服務、銷售產品,而且24小時不停歇,那就不是幾個網頁可以打發掉的。本文案例就屬於此類,也因此莎莉不得不求助於哈利,透過程式技術的協助,將行銷上的想法跟創意落實於網站上。
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為了容易解釋這個專案發展過程中的問題跟現象,我把整個情境模擬一次,帶大家重回現場:

第0天

當老闆達克決定要將產品透過網路行銷時,莎莉接下這個任務,但是她向老闆要求技術部門的協助,達克也答應了,而且哈利也樂於趁此機會好好發揮。這個專案小
組就在充滿希望的氣氛中成立了,預計一個月後將產品網站上線,這一個月的時間是這樣分配的:網站企畫1週、網頁設計1週、程式設計2週。於是這個網站建置
的專案終於開跑了!
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莎莉,女,二十七歲,行銷企畫,喜歡美麗可愛的事物,擅長舞文弄墨,很有自我主張,也非常有個性,注重細節,屬於擇善固執的那種人。喜歡跟好朋友一起喝咖啡談天,對於人性及情緒很敏感,會為了電影情節而落淚,也會為了淡水的夕陽而感動莫名,最不喜歡把「臥虎藏龍」當作武俠片的男生。莎莉並不害怕電腦,上網、文書處理都難不倒她,而且她還會用FrontPage設計網頁呢!在工作時,常掛在嘴邊的是Marketing Plan、TA(Target Audience目標閱聽眾)、CF(Commercial Films電視廣告)、媒體組合、Tone & Manner(調性風格)、CPM(每千次曝光成本)、創意。
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由於工作的關係,常常在高速公路上跑來跑去,我多半搭乘公路巴士,可以趁坐車時閉目養神,通常一趟車下來也獲得足夠的休息,下車後又是活龍一尾。

不過偶而也有例外,有些司機先生喜歡聽音樂,而且還特別遵循「獨樂樂不如眾樂樂」的原則,將音量放大到全車都可以聽到,此時無法休息尚不打緊,一旦遇到司機先生的音樂品味跟自己喜歡的不同時,還會讓心情很煩躁。
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所謂的「網路行銷」,狹義的定義是「藉著網路來進行行銷活動」,廣義的說法則是「企業的網路行銷策略」,因此網路行銷活動並非網路公司的專利,任何一家有網路化或者e化計畫的企業,都應該將網路視為整合行銷策略的一環,靈活搭配運用。

因為「網路行銷」的概念跟作法可大可小,所以透過這幾期相連貫的主題,把網路行銷活動的策略思考,由前端的活動一直延伸到最後端的網站。之前介紹的網路行銷步驟,分別以交響樂曲的演奏過程來比喻:
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與消費者溝通是行銷策略中最重要的一環,不管是運用廣告、型錄、公關、事件行銷、人員銷售或者通路活動都是嘗試著找出最佳的溝通途徑!相同的道理,在網路上做行銷也要特別注意與消費者的溝通。

與消費者溝通的意圖包括:瞭解顧客的需求、傾聽顧客想法、讓顧客感覺到受尊重、使顧客瞭解產品的價值、打動顧客的心、讓顧客記住產品及服務等等。與消費者溝通很重要,但是卻很耗成本跟時間,最佳的溝通方式當然是與顧客面對面對談,但是顧客那麼多怎麼可能一個一個談呢?
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