你上回說現在接手一個客戶的小型網站改版專案,每次開會或者討論事情,感覺大家都在看著你的意見跟表現,讓你壓力很大。你很想知道有沒有什麼祕笈可以快速的學好專案管理。這個問題很有趣,我也被許多人詢問過同樣的問題,只可惜,管理好專案沒有捷徑,我能夠告訴你的東西,沒辦法速成,可是卻是成功關鍵。

如果你想了解到我過去做網站專案管理心得,那麼我可以在這裡告訴你,接下來的這個重點是我多年功力的菁華。

評估專案經理能力高低,就看專案管的好不好。影響專案管的好與不好的因素很多,若全面分析所有因素並且逐一探討跟檢視,恐怕講三天三夜也講不完。

今天我先講第一個成功關鍵因素,這個因素是我認為最難最難的一件事情,如果能夠把這件事情做好,即便是專案結果不如預期,但大家可能都不會怪罪到專案經理頭上。

第一個關鍵因素是「建立共識」。

什麼叫做共識? 簡單說,就是全體人員有相近的看法或者支持相同的決議。

那麼哪些人要有共識呢?

首先,你的內部團隊要有共識,包括上頭的老闆,甚至老闆的老闆,你的技術團隊,你的設計團隊,你的企畫研究幕僚,甚至你的下包廠商,

再加上客戶端的共識 (這裡所指的客戶端,也包含專案委託單位是自己企業機構內的其他部門),客戶的專案小組,客戶窗口的老闆,或客戶窗口的老闆的老闆。

最後則是你的專案團隊與客戶端的專案相關人之間要有相同的共識
建立共識
專案管理理論所談到的各種管理作為,有許多都是為了促成共識的措施,包括定義專案的產出規格與品質,專案工作的分工與接力,合約/計畫書/會議紀錄,溝通技巧與方式 (各種形式的溝通, 會議, 電話, email, 文件…)。

管理專案的共識,根本上必須是專案經理的習慣,連想都不用想,隨時隨地要意識到讓大家形成共識。在專案過程中的每一個動作跟步驟,都要提醒自己是否已經形成共識? 如果還沒有共識, 會造成什麼後果? 要透過什麼樣的決策機制來定義共識?

總之,專案的任何一個環節疏忽了建立共識,就有可能埋下後面造成專案範疇或規格變動的隱憂。形成共識,被我視為專案經理的第一要務,只要能夠做好共識的塑造與形成,就是大功一件。

由於共識的建立牽涉到人的認知與溝通,偏偏只要跟人有關的事情,就是最難搞定的。只有兩種情況,共識相當於等於專案經理的個人意識,此時幾乎沒有溝通成本或溝通問題。

第一種情況,專案經理自己是委託端及執行端,而且是自己獨立執行的專案。這種情況也許很像是有些程式設計師自己設計一些軟體或網站,自己玩一玩。

第二種情況,是所有人都聽專案經理的。什麼情況會這樣? 當專案經理的專業夠水準,足以服眾,此時所謂的共識幾乎就是專案經理的個人意見,而這種情況不多見。但假使專案經理的專業水準能夠提高,就更有機會快速的凝聚共識。

關於共識的建立,我們會再用更多更多的篇幅來討論,如果你在這部份有什麼心得或問題,我們可以隨時回頭再來檢視這個題目。

加油了! 小獅子!