沒有兵的將領無法打仗,沒有子彈的兵無法戰鬥,巧婦難為無米炊,專案經理沒有資源就無法完成任務,這些都是一樣的道理。這些道理的意義都在表達「資源」的重要性。而「配置資源」正是影響專案成功的第二個關鍵因素,資源的配置包括資源的評估、分配、取得、運用 。

對新手PM來說,配給什麼樣的資源往往是別人做的主,這是比較無奈的一點。但是既然公司能夠賦予你擔任PM的要職,多多少少都相信你具備應用資源/管理資源的能力,換句話說,你自己得評估資源是否足夠,萬一領了軍令上了前線,回頭尋求後方火力支援時,才發現後頭是漫漫荒野沒有後援,恐怕你就準備陣亡了。

「資源」包括什麼? 包含為了達成專案任務所需要的「有形資源」,及「無形資源」

預算是資源,時間是資源,人手是資源,顧問是資源,下包廠商也是資源,為了達成專案所需要的各種實體物件,軟體/硬體/圖庫/音樂版權,專案的大老闆的某種授權或背書,皇上給的免死金牌/尚方寶劍等等都屬於專案資源。

理論上,擁有「無限」資源的專案,有最大的成功機率。不過這個描述已經違背的「專案 (Project)」的基本定義 (專案本身就有時間限制,否則不叫做專案)。參考wikipedia對Project的定義 英文 中文

正由於各種資源都有其限制,因此將資源最佳化,達成最佳的專案產出與品質,就是專案之所以得被賦予「管理」概念的由來。

反之,一個專案沒有足夠的資源,天生就埋下了失敗的隱憂,所以,專案的關鍵成功因素之一就是先取得資源,或者講白一點,取得足夠的資源,而資源當然是越多越好。

但站在專案經理的頂頭上司或者專案委託人的立場,通常這兩位大人是提供資源的重要人物,他們對於資源的取得或分配,考慮的角度是「資源最佳化」,說穿了,就是「足以達到專案產出基本品質的最低資源」。這不能怪他們,因為從你的角度你也許只看管一個專案,從他們的角度得看管十個或數十個專案,當然得顧及各專案的資源配置。

曾經有很長一段時期,取得專案資源一直是我心目中專案成功的第一重要因素。在踏入這個行業的初期,曾受到一位軟體業界前輩的指點,我也跟你一樣想尋求專案管理專家的協助,前輩給我一個很重要的觀念,我一直記在心裡頭,他說「專案要成功,首先你要有自己的團隊」。換句話說,沒有專案團隊的專案經理,就像是沒有兵的將領,無法戰鬥。

擁有專案團隊(Team)最快的方式,你知道是什麼方式嗎? 很簡單,只要僱用一個英文名字叫做Tim 的人,就可以跟客戶宣稱我們有 Team了。這是一位好友在非常無奈的情境下,想出來的冷笑話,當時他就在沒有Team的情況下苦中作樂,才想得出這種冷笑話。

為了把專案資源做評估與規劃,很多專案管理的理論都有談到。首先專案目標與目的的定義,範疇的界定,規格的界定,人力/預算/時間的估計,將這些林林總總的項目作好完善的安排,形成專案計畫,這些細節我們以後再來討論。

最後,幫你做個心理建設,沒有一副好牌卻仍能打出一場好牌局的PM,才是真正的高手。如果每個專案都能夠賦予專案經理夠多好用的籌碼,每副都是好牌,坦白說,專案管理就沒有什麼價值了,我們今天也不用花心思做討論了。不管你手上拿到什麼牌,想辦法打出屬於你的一場好牌局,這是PM要最用心的地方。