距離上一封寫給你的信,大約隔了兩個半個月了。非常高興得知,在我不能隨時提供諮詢的這段時間,你有自己的歷練跟成長,而且還獲得客戶的肯定,很欣慰!

言歸正傳,繼續我們的「函授」教學…還記得我前面兩封信提到我多年功力的菁華嗎?第一個重點是建立共識,第二個重點是配置資源,今天我們要來談談第三個重點。

專案成功的第三個關鍵,以前我只放在心裡面,不講出來的。不講出來的原因是這個講法聽起來一點也不專業,甚至不入流,那個關鍵叫做「運氣」,不過現在我認為第三個關鍵可以修正為「雙方團隊專業程度的乘積」

為什麼「運氣」竟然是專案成功的第三關鍵呢?我們都知道專案時程,範疇,需求都是委託方賦予的,所以如果運氣好,遇到好客戶,專案就有較高的成功機率。運氣好的專案經理,會遇到好的委託方,明理的客戶,有合理的時程要求與專案範疇,找得到強力支持專案的高階主管,預算夠用甚至還可以到飯店來個期末慶功。

回想我過去的經驗,同時遇到這些極佳條件的機率非常的低,如果遇到了,表示手氣好到買到樂透頭彩了。只是專案本身都成立在這種理想狀況,專案經理就不需要太厲害了,當然也看不出專案經理的貢獻。這就是我上一封信提醒你的,沒有好牌也要打出好的牌局。

照這個道理來說,專案的命運豈不是永遠掌握在客戶手中了嗎?那專案經理不就得背負著這個原罪,那也太倒楣了,誰還來當專案經理呢?因此把專案成功與否推給「運氣」這是很不洽當的想法。就好像把專案能否成功的責任通通推給客戶一樣,這種講法是完全說不過去,畢竟客戶會將專案委託給你,有一種可能性就是他本身的專業上不足,需要你的協助,哪裡可以藉口客戶水準不足而導致專案失敗呢!

不過最近幾年,我發現這第三關鍵「運氣」應該修正為「雙方團隊專業程度的乘積」。這個概念把被動的,運氣的,宿命的消極工作觀,調整成比較主動的,客觀的,積極的工作態度。你聽聽看有沒有道理?

經過我的觀察,實際上專案的最後成果,往往都是委託端的努力加上執行端專案團隊的努力一起合力創造出來的。假設滿分是100%,如果客戶的水準達到80%,而專案團隊也有80%,那麼專案的成功指數就達到80% X 80% = 64%,大於60%勉強及格。

如果你的專案團隊的專業指數達到100%,但是遇到一個30%的客戶,你想專案會成功嗎? 成功指數就只有100% x 30% = 30%,不及格。反之亦然,一個專業水準有100%程度的客戶,若遇到只有20%水準的專案團隊,大概也就祇有等著遭受打擊的份了。

因此在專業水準上能夠門當戶對的專案團隊與客戶,才有促成專案成功的底子。重點在於雙方的專業必須是互相彌補的:能夠提昇執行端專案團隊水準的客戶,是好客戶;相對的,能夠培養客戶素質的專案團隊,才是一個好的專案團隊。

所謂的雙方的專業必須互相彌補,在網站建置類型的專案上,尤其容易看得出來這一點的重要性。委託端-也就是客戶,必須很清楚自己的需求,以及所在產業的相關知識(Domain Knowledge);執行端-也就是你所帶領的專案團隊,則必須擁有良好的網站規劃建置各項專業。

當客戶對自己的需求掌握90%,合作初期也能將他們的產業知識傳遞(或傳授)給你的專案團隊,再加上你所帶領一群專業水準達90%的好手,我們放到公式裡頭就可以得到90% x 90% = 81%的好成績。我曾經遇到一個客戶,他把產品網站委外給小設計工作室,結果工作室倒了,人跑不見了,他的網站也跟著消失找不回來,因為他連備份的觀念都沒有。這個情境大概是50% x 40% = 20%吧!下場也夠悽慘的。

換個積極的角度來檢視第三關鍵「雙方團隊專業程度的乘積」。你要創造好的專案成果,在專案一開始就必須考慮到,如何為第三關鍵的兩個變數A,B創造出好的水準。

變數A是「客戶水準」,如果有機會一開始就篩選出好的客戶,那很不錯,假設沒這種條件,就得跟客戶「博」感情,藉著多次的互動與接觸,來教育客戶,讓客戶素質成長。當客戶體認到,你來做專案不只是做事情而已,他本身也可以獲得很多的成長,客戶會越來越信任你,依賴你,以後的事情就會越來越容易做。

變數B是「團隊水準」。一樣的道理,專案團隊的素質,就是專案品質的基礎。如果你沒有辦法篩選,組織出好的專案團隊,那麼就得藉著你手上的資源,陸陸續續將自己的團隊素質加以提升,比如花更多的時間在學習,聘請專業顧問,編列教育訓練預算等。經歷這個過程,你的團隊成員也認知到跟著你做專案,不只是做事,自己的專業也會提升,那麼團隊向心力就會越來越強,大家也會願意跟隨著你,以後的專案就會更容易成功了。

所以,下一次不用太介意客戶有多差勁,或者工程師/設計師有多不配合了,這些都是你在專案管理工作上必須經歷的,而且這種情況發生時,你更應該要先做自我檢討,與其抱怨,不如更用心去提升各方水準,當你付出更多,很快的,你就會獲得更多!不相信嗎?試試看便知道!